Prowadzenie ewidencji przychodów i kosztów to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Niezależnie od wielkości prowadzonej działalności gospodarczej muszą w niej znaleźć się dokładne informacje na temat zdarzeń gospodarczych z danego okresu. Wykaz może być prowadzony w formule uproszczonej (KPiR) lub pełnej. Jakie są podstawowe różnice między KPiR a pełną księgowością? W jakich przypadkach obowiązuje dana formuła? Biuro rachunkowe śpieszy z wyjaśnieniami.

KPiR i pełna księgowość – czym są i kogo obowiązują?

KPiR, czyli Księga Przychodów i Rozchodów, to dokument, w którym należy zewidencjonować wszystkie zdarzenia gospodarcze, jakie miały miejsce w danym okresie, przy czym – jak sama nazwa wskazuje – pod uwagę należy wziąć przychody i rozchody (poniesione koszty). Prowadzeniem KPiR może zająć się biuro rachunkowe, jednak część przedsiębiorców decyduje się na inne rozwiązanie – robi to samodzielnie.

Kogo obowiązuje tzw. uproszczona księgowość? Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, oraz spółki partnerskie, które:

• w poprzednim roku obrotowym osiągnęły przychody netto nieprzekraczające 2 mln euro,
• są opodatkowane na zasadach ogólnych (17 i 32 proc.) lub liniowo (19 proc.).

Pełna księgowość natomiast to rozbudowana wersja ewidencji KPiR. Do jej prowadzenia zobligowane są kapitałowe spółki prawa handlowego (spółki akcyjne i z o.o.), spółki osobowe prawa handlowego (komandytowe i komandytowo-akcyjne), a także przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, których przychody za poprzedni rok obrotowy przekroczyły 2 mln euro.

Jaka jest różnica między KPiR a pełną księgowość?

Podstawowa różnica między KPiR a pełną księgowością tkwi w skomplikowaniu ewidencji. KPiR jest nazywana księgowością uproszczoną. Co to w praktyce oznacza? Że wiąże się z relatywnie niewielką ilością obowiązków, które przedsiębiorca musi dopełnić, aby prowadzić ją zgodnie z prawem.

Natomiast prowadzenie pełnej księgowości jest bardziej skomplikowane. W księgach handlowych (rachunkowych) znaleźć muszą się szczegółowe informacje dotyczące na przykład środków trwałych czy też ewidencji magazynowych. Co więcej, przedsiębiorstwo jest zobligowane do sporządzania sprawozdania finansowego, które obejmuje m.in. rachunek zysków i strat.

Prowadzenie pełnej księgowości wymaga specjalistycznej wiedzy i doświadczenia. Firmy zobligowane do tego albo mają własne działy księgowe, albo korzystają z usług świadczonych przez biuro rachunkowe. W jednym i drugim przypadku prowadzeniem księgowości zajmują się specjaliści, co redukuje do minimum ryzyko pomyłki.

To, na którą z opcji zdecyduje się przedsiębiorca, zależy od wielu czynników. Niemniej outsourcing księgowości jest coraz chętniej wybieranym rozwiązaniem. Pozwala bowiem obniżyć koszty prowadzenia księgowości.

KPiR a pełna księgowość – koszty to nie wszystko

Jak zostało wspomniane, prowadzenie KPiR jest łatwiejsze. Dlatego jeśli zdecydujesz się powierzyć to zadanie biuru rachunkowemu, zapłacisz mniej niż za usługę prowadzenia pełnej księgowości. Zaoszczędzone w ten sposób pieniądze możesz wydać na rozwój działalności i doskonalenie towarów lub usług.

Pełna księgowość wymusza prowadzenie szczegółowej dokumentacji. Dzięki temu zyskujesz lepszy obraz tego, w jakiej kondycji finansowej znajduje się przedsiębiorstwo. Są to cenne dane, które pozwalają zoptymalizować pracę firmy i sposób zarządzania nią.